La Secretaría Administrativa – Dirección de Atención al Ciudadano, inició la campaña de buenas prácticas para contestar el teléfono que tiene como objetivo incentivar y motivar a los funcionarios y contratistas a contestar el teléfono de forma oportuna y adecuada con el fin de brindar una atención positiva tanto a los ciudadanos como a los compañeros de la Administración departamental.
Contestar llamadas telefónicas es más sencillo de lo que parece, solamente debes ser muy respetuoso y seguir una breve etiqueta telefónica para hacer de esta interacción verbal una experiencia positiva, de manera que la persona, cliente o compañero de trabajo, que está al otro lado de la línea se sienta comprendido y apoyado; claves que fomentan una comunicación de forma clara, y aumenta la eficiencia de los procesos y la satisfacción de los usuarios de la Administración Departamental.
Por tal razón, un grupo de jóvenes artistas, realizó en el Palacio Amarillo y sus sedes una jornada de esparcimiento y fortalecimiento de valores en cuanto a la Atención que se debe tener a la hora de atender llamadas telefónicas, parte fundamental en el servicio que brinda la Gobernación de Santander.
Con gracia y humor los talentosos artistas realizaron un pequeño sketch, enviando un mensaje sobre la importancia de atender llamadas telefónicas, ya que se debe entender que cada uno de los servidores que hacen parte de la gobernación representan la misma. Por ende, deben reflejar los valores atribuidos a la institución.
Cabe resaltar, que un trato cordial, educado, rápido y eficiente, son fundamentales para prestar un servicio de calidad que enorgullezca nuestro departamento.
Te traemos cinco tips para aplicar un protocolo adecuado al momento de contestar las extensiones en tu lugar de trabajo.
Top 5 de buenas prácticas:
- Responda el teléfono con un tono adecuado y vocalizando bien, despacio y repitiendo si es necesario. Esto para que se entienda lo que dice quien contesta.
- Cualquier llamada se debe contestar rápidamentesin hacer esperar demasiado tiempo a la persona que llama.
- La respuesta debe ser educada. Responda a las preguntas con palabras o frases amables, sencillas y directas.
- Siempre debe tratar de usted a todo el mundo.
- No haga esperar mucho tiempo al cliente (o persona que llama) al teléfono. Si se va a demorar en ponerse al teléfono, solicite a su interlocutor que lo llame más tarde o deje sus datos para llamarle después.
Por último, respire profundo ante situaciones de difícil manejo, tenga paciencia, evita los nervios o perder los buenos modales.
