Con el propósito de hacer un llamado especial a todos los funcionarios y contratistas que prestan sus servicios en la Gobernación de Santander, para que revisen los mecanismos dispuestos en la Intranet, que permiten dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000, ‘Ley de Archivo’, la Secretaría Administrativa y el Grupo de Gestión Documental, expidieron la Circular No.21 de 2022, que recuerda la importancia de obedecer los lineamientos que dicha norma establece y que regulan la función archivística.
Te mostramos las preguntas más frecuentes sobre este tema y sus respuestas:
¿Cuál es el objetivo de la Ley 594 del 2000?
- Categorizar los archivos de interés público y de utilidad de consulta nacional.
- Controlar los documentos, su disposición final y su relevancia.
- Evitar el agolpamiento de documentación innecesaria.
- Facilitar la gestión documental y garantizar su transparencia.
- Promover la organización, conservación y consulta de los archivos de interés económico, social y tecnológico.
- Consolidar una cultura de información nacional.
- Racionalización de la información y sus categorías.
¿Cuáles son los principios de la Ley General de Archivos?
Teniendo en cuenta que la prioridad de esta ley es el correcto manejo de la documentación a favor de los ciudadanos y su interés de consulta, los principios que la rigen y que se desarrollan son los siguientes:
- Finalidad del archivo
- Importancia de los archivos
- Institucionalidad e instrumentalización
- Responsabilidad y organización:
- Dirección y coordinación
- Administración y acceso
- Racionalidad
- Modernización
- Interpretación
Recordemos que la Gestión Documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que buscan la correcta administración de la información de una empresa con el fin de buscar la optimización de archivos desde su origen hasta la disposición final para garantizar su correcta conservación.
Es importante resaltar que esta Ley, es obligatoria tanto para entidades públicas como privadas y en el caso de la Gobernación de Santander que produce documentos de carácter público, se crearon una serie procedimientos que facilitan el acceso a la Gestión Documental y que están enmarcados en los Sistemas Integrados de Gestión, de la siguiente manera; procesos de Apoyo, Administración Institucional, Procedimientos, Gestión Documental, o si prefiere puede revisar el siguiente link https://www.youtube.com/watch?v=I4knVY5AJ8A&t=1149s que le permitirá acceder al video de inducción y reinducción, donde se explica de manera detallada los procedimientos y formatos con los que cuenta la Entidad para dar cumplimiento a la dispuesto por la norma.
Por último, recuerde que, si desde su dependencia requiere apoyo y capacitación en los procesos de actualización de las tablas de retención documental, transferencia de archivo, entre otros, puede solicitar acompañamiento de los profesionales que el Grupo de Gestión Documental ha destinado para este fin. Comuníquese con la Ext 1057 / 1068.
¡Siempre eficientes, Siempre Santander!
